2.1 Møteplan
Bystyret vedtar en årlig møteplan for møter i bystyret, formannskap, utvalg for samfunn (US) og utvalg for helse, kultur og oppvekst (UHKO). Møteplanen gjøres tilgjengelig på kommunens nettside.
Andre folkevalgte organer holder møte på det tidspunkt som organet selv har vedtatt.
For øvrig holdes møter i folkevalgte organer når organets leder mener det er nødvendig eller når minst 1/3 av medlemmene i organet krever det.
2.2 Innkalling og saksliste
Leder av organet setter opp sakslisten for det enkelte møte.
Innkallingen sendes elektronisk til organets medlemmer og varamedlemmer senest 10 dager før møtet. Unntaksvis kan det ettersendes saker eller settes opp tilleggssaker.
Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt dokumentene til sakene. Dokumenter som er unntatt offentlighet, blir gjort tilgjengelig for medlemmer og innkalte varamedlemmer.
Formannskapets innstilling til økonomiplan og årsbudsjett legges ut til alminnelig ettersyn senest 14 dager før behandlingen i bystyret, jf. kommuneloven § 14-3 og kommunens økonomi- og finansreglement.
Før rådmannen lager innkalling til møtene i US og UHKO skal det såfremt det er praktisk mulig avholdes et formøte med utvalgslederen.
2.3 Møteplikt og innkalling av varamedlemmer
Den som er valgt som medlem av et kommunalt folkevalgt organ, plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall, jf. kommuneloven § 8-1. Med gyldige forfall menes sykdom eller andre vektige grunner.
Har et medlem eller innkalt varamedlem gyldig forfall, skal vedkommende uten ugrunnet opphold melde fra om dette til politisk sekretariat sammen med forfallsgrunnen. Det tilligger ordføreren i tvilstilfeller å avgjøre om forfallsgrunnen er innenfor de krav som loven setter. Sekretariatet innkaller så varamedlem for vedkommende.
Varamedlemmer innkalles fra den gruppen hvor det er meldt forfall og så langt det er mulig i den nummerordenen de er valgt jf. kommuneloven § 7-10.
Må noen på grunn av gyldig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møteleder. Varamedlem som er til stede, trer da inn, og fratrer når det faste medlemmet gjeninntrer.
2.4 Inhabilitet og fritak av personlige grunner
Forvaltningslovens bestemmelser om inhabilitet og kommuneloven § 11-10 gjelder ved behandling av saker i folkevalgte organer.
Medlemmer eller varamedlemmer av et folkevalgt organ som kjenner til eller antar at det kan foreligge inhabilitet, skal snarest mulig etter mottatt innkalling til møte melde fra til politisk sekretariat slik at varamedlem kan varsles og innkalles. Det samme gjelder dersom en ønsker å søke om fritak fra å delta i behandlingen av en sak på grunn av personlige forhold, jf. kommuneloven § 11-11.
Det er organet selv som voterer over spørsmålet om inhabilitet/fritak. Medlemmet har anledning til, før organet voterer, å legge frem en kort begrunnelse for inhabiliteten/fritaket. Medlemmet deltar ikke selv i voteringen over egen habilitet/fritak. Behandlingen av spørsmål om inhabilitet/fritak skal fremgå av møteprotokollen, jf. kommuneloven § 11- 4.