Reglement for saksbehandling i folkevalgte organ

4.1 Åpning av møte

Møter i folkevalgte organer ledes av organets leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder.

Ved møtets åpning foretas navneopprop av medlemmer og varamedlemmer. Møteleder erklærer møtet for lovlig satt dersom minst halvparten av representantene er til stede og de formelle sidene vedrørende innkalling og saksliste er godkjent jf. kommuneloven § 11-9.

Fra det tidspunkt møtet er satt til møtet er slutt kan ikke organets medlemmer forlate møtet uten på forhånd melde fra og få godkjenning av møteleder. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar plass.

Møtedeltakerne plikter å opptre med verdighet og respekt. Fornærmelig eller krenkende språkbruk eller opptreden overfor forsamlingen eller andre må ikke finne sted. Møteleder skal påse at dette overholdes og dersom pålegg fra møtelederen ikke overholdes, skal det gis en advarsel og om nødvendig kan vedkommende bortvises fra møtet/møtesalen.

4.2 Rekkefølgen for behandling av saker

Sakene behandles i den rekkefølgen de er angitt på sakskartet hvis ikke organet bestemmer noe annet. Forespørsler og interpellasjoner behandles til slutt. Møteleder skal imidlertid ved møtets begynnelse gi en orientering om mottatte forespørsler/interpellasjoner.

Organet kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på sakslisten. Organet kan også behandle og treffe vedtak i en sak som ikke er oppført på sakskartet hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det, jf. kommuneloven § 11-3.

Saker som er unntatt offentlighet skal som hovedregel behandles i slutten av møtet etter eventuelle forespørsler, spørsmål og interpellasjoner. 

4.3 Møteleders redegjørelse

Møteleder leser opp den betegnelsen som saken har fått og viser til sakens innstilling. Det gjøres oppmerksom på eventuelle nye opplysninger eller dokumenter i saken og eventuelle dissenser i innstilling som er gitt av andre folkevalgte organer. Saken tas deretter opp til ordskifte.

4.4 Ordskifte

Etter at en sak er tatt opp til behandling, spør møteleder om noen vil ha ordet i saken. Medlemmene får ordet i den rekkefølgen de ber om. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møteleder rekkefølgen mellom dem.

Fremsettes det utsettelsesforslag, skal dette være en separat debatt og votering før man går videre med realitetsbehandling av saken. Innlegg som angår sakens realitet, skal avbrytes av møteleder hvis ikke innlegget knytter seg til en argumentasjon for eller mot utsettelse.

Den som har ordet, skal rette seg til møteleder og ikke til forsamlingen eller et bestemt medlem i forsamlingen. Talerne skal holde seg strengt til den saken som debatteres. Møteleder må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde bestemmelsene i reglementet eller for å rette opp misforståelser fra talernes side.

Ordfører/utvalgsleder kan sette en grense for taletid når representanter tar ordet flere ganger under behandlingen av samme sak.

Møteleder skal som hovedregel gi adgang til replikker etter et innlegg og før neste taler hvis ikke organer selv beslutter noen annet. Den som ønsker replikk, rekker to fingre i været mens taleren holder sitt innlegg. Replikken skal være kort maks 30 sekunder og knytte seg direkte til innlegget. 

I bystyret er normal tid for innlegg maks 5 minutter.

Et medlem kan få ordet utenfor oppsatt tur når det det gjelder merknader til formaliteter, møteledelse og innspill mot avstemmingsmetoden. Et slikt innlegg må ikke være et partsinnlegg og det må heller ikke gjelde sakens realitet. 

4.5 Nye forslag til vedtak

Møtende medlemmer og varamedlemmer i organet kan komme med forslag til vedtak til sakene på sakskartet. Nye forslag kan fremmes inntil sakene er tatt opp til votering. Forslag som fremsettes må ha sammenheng med den saken som skal behandles og må være utformet slik de skal lyde.

Forslag skal fremmes muntlig og leveres skriftlig til møteleder, som refererer forslaget. Møteleder kan tillate muntlige forslag ved forslag om utsettelse og ved valg. 

4.6 Gruppemøter

Ordfører eller en folkevalgt kan be om gruppemøte før saken tas opp til avstemning.

4.7 Avstemning

Når ordskifte er ferdig, tar møtelederen saken opp til avstemning. Fra da av og frem til den er avgjort ved avstemning, skal det ikke være ordskifte i saken eller settes frem nye forslag. Møteleder fremmer forslag om hvordan avstemningen skal gjennomføres.

Er saken delt opp eller skal det stemmes over flere forslag, setter møteleder frem forslag til rekkefølge for avstemning. De mest ytterliggående forslaget tas opp til avstemning først.

Det er bare medlemmer som er tilstede når saken tas opp til avstemning, som kan stemme. Disse medlemmene har da også en plikt til stemme, jf. kommuneloven § 8-1.

Før endelig avstemning i en sak kan møteleder og organet foreslå at det skal foretas prøveavstemning, som ikke er bindende.

Avstemning foretas på en av følgende måter:

1. Ved stilltiende godkjenning, når ingen motsetter seg møteleders forslag om dette ved spørsmål om noen stemmer mot.
2. Ved at det avgis stemmetegn for eller imot et forslag. Når møteleder bestemmer det eller et medlem krever det, holdes kontraavstemning.
3. Ved navneopprop med ja eller nei som svar. Navneopprop benyttes når møteleder bestemmer det eller ett medlem krever det og det avgjøres ved simpelt flertall. Opprop skjer da i henhold til samme liste som benyttes ved møtets åpning.
4. Skriftlig.
5. Elektronisk avstemning.

Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmene hvis ikke annet følger av lov. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, er møteleders stemme avgjørende.

4.8 Spørsmål og interpellasjoner

1. Muntlige spørsmål
   Alle medlemmer i folkevalgte organ kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakskartet, jf. kommuneloven § 11-2. Lederen avgjør om spørsmålet skal besvares på møtet eller på et senere møte.
    
2. Skriftlig spørsmål
   Skriftlige spørsmål kan rettes til ordføreren eller organets møteleder om konkrete forhold eller saker. Spørsmål må være innlevert så tidlig som mulig og senest 3 dager før møte.
   
   Den som har meldt inn spørsmålet, har adgang til å lese det opp før møteleder svarer på spørsmålet.
   
   Den folkevalgte retter selv spørsmålet til møteleder og kan få anledning til å grunngi dette. I tilfelle settes taletid til 5 minutter. Er medlemmet ikke til stede i møtet, kan et annet medlem ta opp spørsmålet som sitt. Dette må i tilfellet meddeles møteleder før møtet tar til. Hvis ikke det skjer, anses spørsmålet som bortfalt.
   
   Svaret gis muntlig av møteleder. Etter at svar er avgitt har spørsmålsstilleren anledning til å stille ett tilleggs spørsmål, som må ha sammenheng med det opprinnelige spørsmålet. Det er ikke adgang (anledning) til debatt i forbindelse med spørsmål, og det er ikke anledning til å fremsette forslag.
    
3. Interpellasjon i bystyret
   
   Interpellasjon er en skriftlig forespørsel fra et bystyremedlem til ordføreren som gjelder et prinsipielt spørsmål en ønsker debattert. Interpellasjonen skal ikke omhandle enkeltpersoner eller konkrete saker som er til behandling i folkevalgte organer.
   
   En interpellasjon skal være sendt ordføreren så tidlig som mulig og senest 6 virkedager før møtet. Interpellasjonen gjøres kjent for bystyrets medlemmer ved at den sendes ut i forkant av møtet. 
   
   Den som har meldt inn interpellasjonen gis anledning til å lese den opp før ordføreren besvarer interpellasjonen. Ordføreren besvarer interpellasjonen.
   
   Ved eventuelt ordskifte i forbindelse med interpellasjonen, kan bystyrets medlemmer ha ordet en gang. Interpellanten, rådmannen og gruppelederne for de politiske partiene i bystyret kan ha ordet to ganger.
   
   Eventuelle forslag som måtte bli fremsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representantene motsetter seg det.