1.1 Hjemmel
Reglementet er utarbeidet med hjemmel i kommuneloven § 11-12.
1.2 Virkeområde
Reglementet regulerer saksbehandling og møtevirksomhet i alle folkevalgte organ i Flekkefjord kommune jf. kommuneloven § 11-12. Reglementet utfyller reglene i kommunelovens kap.11. Bestemmelser i forvaltningsloven, offentlighetsloven, arkivloven og andre lover gjelder også for folkevalgte organers virksomhet.
Reglementet gjelder for bystyret, formannskapet og andre utvalg opprettet i medhold av kommuneloven
1.3 Møter
Folkevalgte organer behandler saker og treffe sine vedtak i møter jf. kommuneloven § 11-2. Møtene kunngjøres på kommunens nettside. Saksliste, saksfremlegg og protokoller som ikke er unntatt offentlighet, skal også gjøres tilgjengelig på kommunens nettside og i rådhuset.
Møtene skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller hvor det fattes vedtak om å lukke møtet med hjemmel i kommuneloven § 11-5. Vedtak om å behandle en sak for lukkede dører kan bare skje hvis a) hensynet til personvern krever at møtet lukkes eller b) tungtveiende offentlige interesser tilsier det.
Møteleder skal sørge for å opprettholde ro og orden i møtelokalet og skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres. Hvis tilhørere ved meningsytringer eller på annen måte forstyrrer møtet, eller opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møteleder vise tilhørerne bort eller la tilhørerplassene tømmes.
Møteleder skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd og bilde fra åpne møter, såfremt det ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, jf. kommuneloven § 11-6.
1.4 Fjernmøter
Folkevalgte organer i Flekkefjord kommune har anledning til å avholde sine møter som fjernmøter, jf. kommuneloven § 11-7. Det er opp til organet selv å beslutte om møtet skal gjennomføres som fjernmøte.
Fjernmøte innebærer at møtedeltakerne ikke sitter i samme lokale men at de via tekniske hjelpemidler kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kravet som gjelder for møter, gjelder tilsvarende for fjernmøter.
Møter som skal lukkes etter kommunelovens § 11-5, kan ikke avholdes som fjernmøte, jf. § 11-7.
De ordinære saksbehandlingsreglene gjelder også for denne type møter hvis ikke noe annet er særskilt fastsatt i lov.
1.5 Møte, tale og forslagsrett for andre enn organets medlemmer
Ordføreren har møte-, tale-, og forslagsrett i alle kommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget hvor ordføreren kun har møte- og talerett, jf. kommuneloven § 6-1.
Ordføreren har bare stemmerett i organer der han eller hun er valgt medlem.
Rådmannen har møte-, og talerett i alle kommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget, jf. kommuneloven § 13-1. Rådmannen kan la en av sine underordnete utøve denne retten på sine vegne.
De ansattes organisasjoner har møte- og talerett i folkevalgte organer når disse behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, jf. kommuneloven § 13-4.